参加登録チームへの連絡メール
(重要・要返信)【つくばチャレンジ2014】7月12日説明会および第1回実験走行のお知らせ

2014年6月24日 お知らせ

(本メールはbccで各チーム代表者及び連絡担当者にお送りしています)

参加登録者(連絡担当者)各位

既にご連絡の通り、7月12日(土)につくばチャレンジ2014説明会および、第1回実験走行会を下記の通り行います。
つきましては、下記をご確認の上、本文最後の返信用のフォームにて、【7月3日(木)17:00】までに出欠等をご返信くださいますよう、お願いします。
事務局側での準備がありますので、未定の場合は、その旨をご回答下さい。
後日、出欠が決まった時には、急ぎ連絡を下さい。

■開催日時
2014年7月12日(土) 8:30-16:00(受付は、9:45まで)

■説明会および実験走行の場所
・受付および実験のバックヤード
 つくば市大清水公園南側(多目的広場)
  ※別添「05-つくば市大清水公園南側(多目的広場)地図」を参照。

・説明会会場
 つくば国際会議場(エポカルつくば)大会議室101
  ※http://www.epochal.or.jp/access/map_shuhen.html

・実験走行
 つくば市大清水公園、つくば市センター広場、および、その間の遊歩道。
 バックヤード、ロボットの搬入等についての詳細は追って連絡致します。

■スケジュール
・8:30-10:00 搬入
 駐車は出来ませんので、搬入後は直ちに車を移動してください。
 駐車場は近隣の有料駐車場をご利用ください。
 http://www.tutc.or.jp/carpark/index.html

・9:00-9:45 受付(本部テント)
 チーム毎に受付を済ませて下さい。
 ロボットの動力走行を行う場合は、
 ここで「01-誓約書(および、安全管理者等の登録)」を提出して下さい。
  ※原則的にチームごとの受付をお願い致します。
  ※配布資料は各チーム一部とさせて頂きます。

・10:00-11:40 説明会(国際会議場 大会議室101)
 説明内容:(以下、予定)
  ・あいさつと講演(つくばチャレンジ2014への期待 ほか)
  ・各チーム代表者による自己紹介
  ・つくばチャレンジ2014の説明と課題
  ・安全性の確保について
  ・注意事項と日程等の説明
  ・情報公開についてのお願い
  ・質疑応答

・11:45-12:25 課題コース説明
 11:45より油田実行委員長がスタートからゴールまでを
 歩きながらコース及び課題について説明します。

・13:00-13:10 安全管理責任者ミーティング

・13:15-16:00 ロボットの安全性チェックおよび実験走行
 「ロボットの動力による実験走行」を行うロボットは、事前に安全性等の確認を行います。
  それを満たしているロボットのみ走行を行う事とします。
  (実験走行であっても、安全に対する配慮は重要です。十分なご準備をお願いします。)
  当日の安全確認時に「03-つくばチャレンジ2014安全確認自己申告チェックシート」の各項目を
  記入の上、担当している委員に提出下さい。
  その後、担当委員が実機を見て再度安全チェックを行います。

・16:00-17:00 搬出
 この時間より前に搬出希望の方は事務局にご相談下さい。

■実験走行報告書の提出
 実験走行に参加したチームは、当日配布するフォームに、当日の実験内容とその成果を
 簡単に記載して提出して下さい。

■ロボットや持ち物の管理について
 当日、搬入しましたロボットやPC、テント等の持ち物につきまして、
 事務局は盗難等の責任は一切負いかねますので、各チームにて保管・管理をお願い申し上げます。
 また、テントを設置する際には、突風などによりテントが飛ばされる恐れがあります。
 テントの脚に重りをする等、しっかりと固定するようお願い致します。
 (重り等で固定が出来ない場合、テントを離れる際にはテントをたたんでから
  離れる様にして下さい。)

■当日、交通状況などにより到着が遅れる場合
 実験走行当日、交通状況などによって会場への到着が遅れる場合は、
 つくばチャレンジ事務局まで必ずご一報して頂きますようお願いします。
  つくばチャレンジ事務局(岩田): 090-4955-6100

<添付ファイル>
・「01-誓約書(および、安全管理責任者等の登録)
  ロボットの動力による実験走行を行うチームは、必ず事前に準備し、
 参加登録時の代表者の自署、もしくは記名押印のあるものを、実験走行当日に受付に提出下さい。
 今回から、誓約書の一行目のアンダーライン部分の日付等の記入をよろしくお願いします。
・「02-実験走行報告書
 この用紙は当日にもお渡しします。(ご参考までの送付です。)
・「03-つくばチャレンジ2014安全確認自己申告チェックシート
 各チーム事前に走行させるロボットの安全確認を行い各項目を記入の上、
 当日の安全確認時に担当している委員に提出下さい。
・「04-安全管理責任者の役割について
・「05-つくば市大清水公園南側(多目的広場)地図」(集合場所について)
・「06-つくばチャレンジ2014参加チーム一覧

準備の都合上、【7月3日(木)17:00まで】に出欠のお返事をお願いします。
締切厳守でお願いします。
欠席の場合も必ずその旨お返事をお願いします。
ご不明な点がございましたら、事務局までお問い合わせ下さい。

                          以上

—— challenge[at]rt-tsukuba.jp あて(7/3、17:00まで)——-

ロボットナンバー:
チーム名:

第1回実験走行および説明会(7/12)
※参加の意志のあるチームは、後日欠席に変更となっても構わないので
「参加」とご回答下さい。欠席となった場合は必ずメールにて連絡を下さい。
□参加  □不参加

第1回実験走行会参加予定人数(7/12)
    人

□複数のロボットを登録しているチームのみ
  走行させるロボット名:

□その他連絡事項(特にある場合)

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